Privacyverklaring

Verantwoordelijke

RoermondbyJulie is de handelsnaam van Julie, eenmanszaak gevestigd te Roermond, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42108440. Voor de AVG ben ik (Julie) de verwerkingsverantwoordelijke (art. 4 lid 7 AVG) voor jouw persoonsgegevens. Als eenmanszaak ben ik óók persoonlijk de handelaar in de zin van art. 6:230g lid 1 sub b BW.

Voor alle vragen over deze verklaring, een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering, of het intrekken van een eerder gegeven toestemming, mail me op Roermondbyjulie@outlook.com. Ik reageer onverwijld en in elk geval binnen één maand na ontvangst (art. 12 lid 3 AVG). Bij een complex verzoek mag ik die termijn verlengen met maximaal twee maanden; in dat geval laat ik je dat binnen die eerste maand weten.

Ik heb geen functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) aangesteld omdat mijn onderneming daarvoor niet kwalificeert (art. 37 AVG). Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 77 AVG).

Welke gegevens verzamel ik

Bij een bestelling of contactaanvraag verwerk ik:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Whatsapp-nummer en/of Instagram-naam (afhankelijk van jouw voorkeur, minstens 1 verplicht zodat ik je kan bereiken)
• Eventueel bezorgadres (straat, huisnummer, postcode, plaats) wanneer je dat al wilt invullen. Mag ook later via Whatsapp.
• Of je in Roermond woont (vinkje: bepaalt of er verzendkosten gelden)
• Eén tot drie foto's van het huis dat je laat tekenen
• Bestelinhoud: aantal kaartjes, formaat (A5/A6), eventuele wensen voor een huisdier, extra groen of iets anders, en de spoed-keuze
• Optioneel: een persoonlijk verhaaltje. Houd er rekening mee dat je daarmee mogelijk gevoelige informatie deelt (een dierbare herinnering, een overlijden, een ouderlijk huis). Ik ga daar zorgvuldig en discreet mee om. Ik gebruik het soms in een social media-post wanneer ik de tekening deel, zonder herleidbare gegevens. Wil je dat liever niet? Stuur me een berichtje, dan deel ik het niet.
• Bij gebruik van het bestelformulier: een spam-beschermings-token van Cloudflare Turnstile. Cloudflare ontvangt daarbij jouw IP-adres en een korte browser-fingerprint voor de duur van de bot-check. Cloudflare bewaart deze gegevens volgens hun eigen privacybeleid (cloudflare.com/privacypolicy) en gebruikt ze niet voor advertenties of profielopbouw.
• Bij bezoek aan de website: anonieme paginastatistieken via Vercel Analytics. Dit gebeurt zonder cookies. Je IP wordt kort verwerkt om een geanonimiseerde bezoeker-hash te genereren en daarna maximaal 24 uur bewaard. Dashboards bevatten geen tot personen herleidbare gegevens.

Het verstrekken van je naam, e-mail, een contactkanaal (Whatsapp en/of Instagram) en minimaal één foto is nodig om jouw tekening te kunnen maken en bezorgen. Zonder die gegevens kan ik je bestelling niet uitvoeren. Het bezorgadres mag je later via Whatsapp doorgeven; het verhaaltje is optioneel.

Rechtsgrond

Ik verwerk je gegevens op één van deze rechtsgronden, afhankelijk van het doel:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor het maken en bezorgen van je tekening, inclusief contact over prijs en levering, en het beantwoorden van een contactaanvraag waarbij je een offerte of bestelling overweegt.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor mijn fiscale administratie bewaar ik factuur- en betaalgegevens 7 jaar (art. 52 lid 4 AWR en art. 35b Wet OB 1968).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor spam-bescherming van mijn formulieren (Cloudflare Turnstile), de basisbeveiliging van mijn website, en het tonen van mijn werk (de tekeningen die ik maak) op mijn portfolio en Instagram zonder je adres of andere herleidbare gegevens. Ik heb dit belang afgewogen tegen jouw privacy en oordeel dat de impact minimaal is. Wil je niet dat ik jouw tekening deel? Stuur me een berichtje via Whatsapp of Instagram bij of na je bestelling, dan haal ik het weg; binnen 14 dagen verwijder ik de tekening uit mijn portfolio en social media.

Met wie deel ik je gegevens

Ik deel zo min mogelijk. Voor de techniek werk ik met de volgende verwerkers (art. 4 lid 8 AVG):

• Resend(Verenigde Staten) · verstuurt mijn bevestigings- en notificatiemails inclusief jouw foto-bijlagen. Doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795 van de Europese Commissie, 10 juli 2023).
• Vercel(Verenigde Staten) · host mijn website en levert anonieme bezoekstatistieken. Doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework.
• Cloudflare(Verenigde Staten) · Turnstile spam-bescherming voor het bestelformulier. Doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework.
• Microsoft(Verenigde Staten / Ierland) · Outlook is mijn zakelijke mailbox waarin jouw bestelmails binnenkomen. Doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework en EU-modelcontractbepalingen.
• Meta(Verenigde Staten / Ierland) · voor klantcontact via Whatsapp en/of Instagram (afhankelijk van jouw voorkeur). Berichten en jouw contactgegevens worden verwerkt onder Meta's eigen privacybeleid (meta.com/privacy). Doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework en EU-modelcontractbepalingen.
• ImprovMX(Frankrijk, EER) · verzorgt mail-doorsturing van @roermondbyjulie.nl naar mijn Outlook. Geen doorgifte buiten EER.
• PostNL(Nederland, EER) · bezorgt het fysieke kaartje. Geen doorgifte buiten EER.

Met alle partijen heb ik (waar van toepassing) verwerkers­over­eenkomsten gesloten zoals bedoeld in art. 28 AVG. Een kopie van de geldende waarborgen kun je bij mij opvragen via Roermondbyjulie@outlook.com. Ik controleer de DPF-status van mijn US-verwerkers minimaal jaarlijks via dataprivacyframework.gov. Ik verkoop je gegevens nooit aan derden.

Hoelang bewaar ik je gegevens

• Foto's van je huis komen bij mij binnen via e-mail. Ik verwijder ze uiterlijk 3 maanden na de leveringsdatum uit mijn mailbox. De tekening die ik daarna maak, bewaar ik in mijn portfolio-archief — die toon ik standaard op mijn social media (zie rechtsgrond hierboven). Heeft je tekening niet tot een afronding van de overeenkomst geleid (bv. omdat je toch annuleerde voor productie), dan verwijder ik de foto binnen 14 dagen na het einde van die uitwisseling.
• Mailprovider-logs: mijn mailprovider (Microsoft Outlook) en mijn mailverzender (Resend) bewaren bij verzending automatisch korte logs en kopieën van de mail-inhoud volgens hun eigen retentiebeleid. Wil je dat ik je foto eerder verwijder? Mail me en het is binnen 7 dagen weg.
• Factuur- en betaalgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR en art. 35b Wet OB 1968).
• Contactberichten worden niet door de website opgeslagen; ze worden direct doorgestuurd naar mijn mailbox. Daar bewaar ik ze tot 24 maanden na de laatste interactie. Wil je dat ik je bericht eerder verwijder? Mail het en ik wis het binnen 7 dagen.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• Je gegevens in te zien (art. 15 AVG)
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren (art. 16 AVG)
• Je gegevens te laten verwijderen (art. 17 AVG)
• De verwerking te laten beperken (art. 18 AVG)
• Je gegevens in machineleesbaar format mee te krijgen (dataportabiliteit, art. 20 AVG)
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van mijn gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG)
• Een eerder gegeven toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG)
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 77 AVG)

Recht van bezwaar (art. 21 AVG): heb je bezwaar tegen een verwerking die ik baseer op gerechtvaardigd belang (concreet: de spam-bescherming op mijn formulier)? Laat het me weten via Roermondbyjulie@outlook.com en ik stop de verwerking, tenzij ik dwingende gerechtvaardigde gronden heb die zwaarder wegen dan jouw belangen.

Mail naar Roermondbyjulie@outlook.com en ik handel je verzoek binnen 30 dagen af.

Geautomatiseerde besluitvorming

Ik gebruik geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering om over jouw bestelling te beslissen. Elke aanvraag wordt persoonlijk door mij (Julie) beoordeeld.

Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen (art. 32 AVG):

• De website draait volledig over HTTPS (TLS 1.2 of hoger), met HSTS.
• Het bestelformulier is beveiligd met Cloudflare Turnstile en een honeypot. Het contactformulier gebruikt een honeypot.
• Foto-uploads zijn beperkt tot JPG of PNG en maximaal 10 MB per bestand. De bestanden worden niet op een server opgeslagen, maar direct als bijlage doorgestuurd naar mijn beveiligde mailbox.
• Ik gebruik géén klantendatabase. Bestellingen komen rechtstreeks in mijn Outlook-mailbox binnen, beveiligd met tweestapsverificatie.
• Toegang tot persoonsgegevens heb alleen ik (Julie).
• Bij een datalek met risico voor jouw rechten en vrijheden meld ik dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij hoog risico ook aan jou (art. 33 en 34 AVG).

Klacht indienen

Ben je het oneens met hoe ik je gegevens verwerk en kom je er met mij niet uit? Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met de datum «Laatst bijgewerkt» en versienummer bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen die directe gevolgen hebben voor lopende bestellingen of nog niet-afgeronde leveringen, neem ik per e-mail contact op met betrokken klanten. Voor alle overige wijzigingen check je het beste deze pagina.